1. Een nieuwe vacature opstellen
De basis van de tekst of de communicatie is steevast het functieprofiel.
Advertentieteksten worden snel gescreend door de lezer. Een goede wervingsboodschap moet daarom aan een aantal eisen voldoen om mensen te motiveren en aan te zetten tot solliciteren.
De aandachtspunten voor een goede advertentie zijn:
Identiteit
Je trekt alleen talent aan als je laat zien wie je bent. Vertel iets over het bedrijf dat de werknemers die je zoekt zal aanspreken.
Je moet verder gaan dan het noemen van het aantal personeelsleden en de sector. Vertel bijvoorbeeld wat de USP (Unique selling point) zijn van de organisatie.
Voor printed media => advertentie moet opvallen en kleurrijk zijn (het moet gezien worden op een goede plaats).
Waar zijn ze actief en waar is hun werkplek om te functioneren? (locatie!)
Professioneel en met visie
Maak gebruik van de bestaande huisstijl, die bij voorkeur ook gebruikt wordt op de website en in alle andere communicatie.
Vermijd containerbegrippen
Vermijd containerbegrippen zoals ´uitdagend´, ´aangenaam´ vertel zo gewoon mogelijk wie je bent en wat je zoekt.
Pas op met ´zachte´ vereisten als ambitie, stressbestendigheid en enthousiasme. Niemand zal een brief schrijven als hij daar niet over beschikt.
Komt een kandidaat daar uit zichzelf mee, dan kan dat wel iets zeggen over hem.
Wees duidelijk en eerlijk
De functieomschrijving wordt meestal als eerste gelezen. Leg je tekst voor aan een buitenstaander: als deze persoon je tekst begrijpt dan zit je goed.
In een advertentie opnemen dat er een functie vrijkomt in een ´jong en dynamisch team´ zal contraproductief werken als de nieuwe medewerker ontdekt dat het tegenovergestelde waar is.
Blijf zakelijk
Noem vooral de ´harde´ gegevens, zoals de vereiste opleiding en het aantal jaren ervaring.
Hetzelfde geldt voor het loon: noem het alleen als het zeer bijzonder of hoog is.
Kies een geschikt medium
Als je bijvoorbeeld een arbeider zoekt, denk dan goed na over welk medium je het beste kan gebruiken om kandidaten te zoeken.
Functiegroepen laten je toe om een geschikt medium te bepalen voor je advertentie. Hiervoor kan je het beste beginnen met het opstellen van functiewaarderingen.
Functiewaarderingen opstellen geven je inzicht in de relatieve zwaarte van verschillende functies in de organisatie. De functies in een organisatie worden ingedeeld in functieklassen met de zwaarte van de functie als criterium. Bijvoorbeeld de inschatting om de job van een administratief medewerker uit te oefenen in een productiebedrijf: is die lichter/zwaarder dan van een chauffeur?
Het uiteindelijke doel van de functiewaardering is het bepalen van een functiegroepenstructuur waarin moeilijkere functies van gemakkelijkere functies worden onderscheiden. Groepen functies van vergelijkbare zwaarte worden bij elkaar in een functiegroep geplaatst.
Daarop wordt later een salarisstructuur geënt. Het vastleggen van een salarisstructuur maakt geen onderdeel uit van de functiewaardering. De functiewaardering is de basis voor het beloningssysteem in de organisatie.
Gebruik positieve formuleringen
Gebruik positieve formuleringen en streef naar consistentie in woordgebruik (bij voorkeur ´je´ naar werkzoekenden).
Trek de lezer in de tekst: begin met te vertellen waarom de lezer juist bij jou zou moeten werken. Vertel iets over de functie en pas daarna over het bedrijf.
Let op de leesbaarheid
Dit is gemakkelijk te realiseren door het gebruik van voldoende witregels en een juist lettertype. Ook een niet te lange tekst draagt bij aan het leesgemak.
Gebruik een heldere opbouw en tussenkopjes die de lezer uitnodigen om verder te lezen.
Er moet ook een juiste balans gecreëerd worden tussen tekst en opsommingen.
Scanvriendelijkheid: duidelijk in één oogopslag
Dit kan bijvoorbeeld door bovenaan de vacaturetekst de belangrijkste kenmerken van de vacature te zetten. Op die manier kan de kandidaat snel zien of de vacature iets voor hem is.
Dit kan:
- In de vorm van een korte samenvatting.
- Door het beantwoorden van de 5 W’s (wie, wat, waar, waarom en wanneer). Het slim gebruiken van tussenkopjes verhoogt de ´scanvriendelijkheid´ van de vacaturetekst.
Schrijf - en media-expert en responsanalyse
Media-adviseurs kunnen ondersteunen in de keuze van de juiste kanalen. Let er ook op dat je dezelfde advertentie niet in twee of meer bladen met dezelfde groep lezers laat plaatsen.
Maak achteraf een analyse van de respons die op de vacature komt.
Bv. Niet twee verschillende vacatures plaatsen op Facebook bij generatie X en Z.
Lees meer
Het ontstaan van een vacature
Ontstaan van een vacature
De HR-professional zal vooreerst een strategische personeelsplanning opmaken.
Een vacature ontstaat wanneer een organisatie behoefte heeft aan bijkomende medewerkers in een bestaande of nieuwe functie of wanneer een medewerker zijn functie verlaat (= verloop of uitstroom).
Voor het openstellen van een vacature zal men binnen de organisatie eerst een vacatureonderzoek doen. Indien men na dit onderzoek beslist om te gaan aanwerven, bekijkt men de functie zelf, de arbeidsmarkt en het budget dat vrijgemaakt wordt voor deze werving.
Personas
Een persona is een beschrijving van de ideale kandidaat met zijn achtergrond, zijn ambitie, zijn angsten en uitdagingen, zijn sociale contacten,…
De inhoud van je vacature is van noodzakelijk belang om de juiste kandidaten aan te trekken.
Candidate experience
Gaat over de ervaring van werkzoekenden in contact met bedrijven tijdens het proces van rekrutering, interviews, het aanwervingsproces en het onboardingproces.
Vandaag de dag zal de werkzoekende deze ervaringen niet alleen delen in de inner circle, maar ook delen via sociale media en eventueel zelfs een negatieve review op sociale media of sites zoals glassdoor.com posten, wat nadelig kan zijn.
Positieve posts, kunnen dan weer meer kandidaten aanbrengen. Doordacht werven is dus belangrijk.
De risico´s van een moeilijk vervulbare vacature
Een vacature is onder andere moeilijk vervulbaar te noemen, wanneer er gedurende een langere periode geen passende kandidaten op hebben gesolliciteerd.
Een dergelijke situatie kan zeer vervelend zijn en zelfs afbreuk doen aan de groei van de organisatie. De vacante positie is uiteraard niet vanzelf ontstaan. Het is bijvoorbeeld een vervangingsvraag wanneer een medewerker is vertrokken of een medewerker binnen de organisatie iets anders is gaan doen. Het kan ook een uitbreidingsvraag zijn wanneer de invulling van de vacature meer ruimte geeft aan anderen binnen de organisatie, of wanneer de functie heel direct bijdraagt aan de groei van het bedrijf.
Bijvoorbeeld bij verkoopposities. Er is meer markt te winnen voor je bedrijf, maar daar heb je dan wel de juiste mensen voor nodig.
Dagelijkse praktijk
Wanneer een vacature voor langere periode niet wordt ingevuld, zal het extra druk veroorzaken binnen een bedrijf. Deze druk zal veelal op de medewerkers inwerken.
Heel concreet; wanneer zij meer werk moeten oppakken, met alle gezondheidsrisico´s van dien.
De oorzaken van een moeilijk vervulbare vacature
De oorzaak kan liggen in de functie-eisen die veeleisend zijn in combinatie met wat daar van de werkgever tegenover staat, zoals het salaris. Een andere oorzaak heeft bijvoorbeeld weer te maken met de kandidatenmarkt die zeer minimaal is voor de functie. Er is dan slechts een handjevol kandidaten die het werk kan doen en dan moeten ze ook nog eens willen overstappen.
Wanneer de oorzaak niet achterhaald wordt en een vacature hierdoor langer open staat, kan men het recruitmentproces ook niet verbeteren. Het proces is echter reeds in gang gezet, hetgeen tijd en geld heeft gekost. Om na enige tijd alle beginstappen weer opnieuw te doorlopen is niet inspirerend en schept vertraging. Het brengt ook weer extra kosten met zich mee.
Maar is dit daadwerkelijk het geval? Blijf je doorgaan met iets wat niet werkt?
Een voorbeeld: de vacature is intern besproken en vervolgens uitgezet. Iedereen gaat vervolgens weer door met de dagelijkse bezigheden. Wanneer er na een aantal weken nog geen gesprekken zijn ingepland, wordt de druk op recruitment opgevoerd. Zij, intern en/of extern, trekken alles uit de kast om kandidaten te leveren, maar het lukt nog steeds niet. Zoeken we naar ´het schaap met de vijf poten´?
Het op zoek gaan naar de oorzaak vergt wel wat onderzoek. Dit onderzoek had inderdaad natuurlijk beter uitgevoerd kunnen worden bij de start van de vacature uitvraag. Een beeld krijgen, en hebben, van je kandidatenmarkt is essentieel in verwachtingsmanagement, zodat je beter kunt anticiperen.
Bijschaven van het vacatureprofiel
Werkgevers passen niet altijd de arbeidsvoorwaarden of functie-eisen aan bij moeilijk vervulbare vacatures. Verscheidene redenen worden genoemd:
- Dat dit niet mogelijk is
- Dat dit niet past binnen het bedrijfsbeleid
- Niet nodig is en dat de kandidaat vanzelf wel gevonden gaat worden
Het wordt een probleem wanneer je merkt dat je inspanningen gedurende een langere tijd te weinig oplevert. Dat is ook zo bij recruitmentprocessen en niet erg, zolang het geen grote risico´s kent zoals even hierboven beschreven.
Drie goede redenen om niet op zoek te gaan naar het schaap met vijf poten
Reden 1: het vinden van de perfecte kandidaat bestaat niet
Een perfect kandidaat-profiel op papier kan in de praktijk behoorlijk tegenvallen. Het is logisch dat je als werkgever zeer kritisch kijkt naar kandidaten en dat het wenselijk is dat een kandidaat volledig aan het gevraagde profiel moet voldoen.
Opleiden en inwerken kost namelijk veel tijd en geld en het zou kunnen betekenen dat het wel even duurt voordat iemand volledig operationeel inzetbaar is.
Perfectie is echter een relatief begrip. En dat zijn de harde functie-eisen waaraan iemand moet voldoen ook. Jij kan denken dat wanneer een onderdeel van de gevraagde eisen bij een kandidaat niet aanwezig is, dat het niet een perfecte match is.
Reden 2: Pik de kandidaten eruit met een goede motivatie
Wanneer er kandidaten zijn die volledig voldoen aan de gevraagde vacature-eisen dan kan je met hen in gesprek gaan. Een motivatie van iemand hoeft namelijk niet enkel te liggen aan de functie-inhoud. Je kan en mag het als werkzoekende ook gewoon heel leuk vinden om hetzelfde werk te doen als wat je daarvoor hebt gedaan, maar dan bij een ander bedrijf.
Wanneer die perfecte kandidaten zich niet aandienen, zou je normaliter gaan voor de kandidaten die het best met het vacatureprofiel matchen. Ook hier is het belangrijk om goed naar de motivatie van de kandidaat te luisteren. Vragen die je hierbij kunt bedenken zijn onder andere:
Wat is de reden dat je bij ons hebt gesolliciteerd? Wat trekt je aan in onze organisatie? Wat vind je leuk aan de markt waarin wij actief zijn? Wat wil je bij ons leren? Waar kunnen wij jou bij helpen? Wat is jouw ambitie en hoe zie je dat te verenigen met die van ons?
Het zijn vragen die vooral gericht zijn om iemands intrinsieke motivatie te kunnen doorgronden. Wanneer je deze vragen tijdens je gesprek met je sollicitant stelt, dan zal je ook veel over iemands persoonlijkheid te weten komen. Als werkgever wil je natuurlijk iemand bij je bedrijf hebben werken die een bewuste keuze maakt en die hierin betrouwbaar en serieus is. Een kandidaat met een motivatie die uitdagend is, en jou en het bedrijf inspireert, heeft dan een streepje voor.
Reden 3: Een schaap met de vijf poten valt toch een beetje tegen
Het blijkt namelijk dat deze nieuwe topper zich helemaal niet zo lekker beweegt in het bedrijf. Jammer, qua skills is het allemaal aanwezig, maar de communicatieve kracht wordt gemist. ´En weet je wat? de kandidaat die niet aan alles voldeed bleek voor ons wel een schaap met de vijf poten te zijn´.
Tip 1: bekijk het matchen van de kandidaat aan de organisatie aan de hand van de rol die iemand heeft. Wat wordt er qua persoonlijkheid van iemand in de uit te voeren rol verwacht? Welke elementen zijn dan belangrijk?
Tip 2: bekijk welke waarde jouw sollicitant kan toevoegen aan het bedrijf. Nu en op langere termijn.
Het schaap met vijf poten
Werkgevers die exact weten wie ze zoeken, stellen vaak te veel eisen aan een kandidaat.
Kandidaten worden bovendien afgeschrikt door een enorme lijst van eisen.
Werkgevers moeten zich tijdens het opstellen van de functie-eisen twee dingen afvragen:
- Moet de kandidaat echt over al deze eigenschappen en competenties beschikken?
- Beschikt een huidige werknemer in deze functie over al deze eisen?
Vaak weten opdrachtgevers dan zelf dat het profiel wat ze zoeken moeilijk te realiseren is.
Een schaap met 5 poten bestaat niet!
Lees meer
Het ontstaan van een vacature
Ontstaan van een vacature
De HR-professional zal vooreerst een strategische personeelsplanning opmaken.
Een vacature ontstaat wanneer een organisatie behoefte heeft aan bijkomende medewerkers in een bestaande of nieuwe functie of wanneer een medewerker zijn functie verlaat (= verloop of uitstroom).
Voor het openstellen van een vacature zal men binnen de organisatie eerst een vacatureonderzoek doen. Indien men na dit onderzoek beslist om te gaan aanwerven, bekijkt men de functie zelf, de arbeidsmarkt en het budget dat vrijgemaakt wordt voor deze werving.
Personas
Een persona is een beschrijving van de ideale kandidaat met zijn achtergrond, zijn ambitie, zijn angsten en uitdagingen, zijn sociale contacten,…
De inhoud van je vacature is van noodzakelijk belang om de juiste kandidaten aan te trekken.
Candidate experience
Gaat over de ervaring van werkzoekenden in contact met bedrijven tijdens het proces van rekrutering, interviews, het aanwervingsproces en het onboardingproces.
Vandaag de dag zal de werkzoekende deze ervaringen niet alleen delen in de inner circle, maar ook delen via sociale media en eventueel zelfs een negatieve review op sociale media of sites zoals glassdoor.com posten, wat nadelig kan zijn.
Positieve posts, kunnen dan weer meer kandidaten aanbrengen. Doordacht werven is dus belangrijk.
De risico´s van een moeilijk vervulbare vacature
Een vacature is onder andere moeilijk vervulbaar te noemen, wanneer er gedurende een langere periode geen passende kandidaten op hebben gesolliciteerd.
Een dergelijke situatie kan zeer vervelend zijn en zelfs afbreuk doen aan de groei van de organisatie. De vacante positie is uiteraard niet vanzelf ontstaan. Het is bijvoorbeeld een vervangingsvraag wanneer een medewerker is vertrokken of een medewerker binnen de organisatie iets anders is gaan doen. Het kan ook een uitbreidingsvraag zijn wanneer de invulling van de vacature meer ruimte geeft aan anderen binnen de organisatie, of wanneer de functie heel direct bijdraagt aan de groei van het bedrijf.
Bijvoorbeeld bij verkoopposities. Er is meer markt te winnen voor je bedrijf, maar daar heb je dan wel de juiste mensen voor nodig.
Dagelijkse praktijk
Wanneer een vacature voor langere periode niet wordt ingevuld, zal het extra druk veroorzaken binnen een bedrijf. Deze druk zal veelal op de medewerkers inwerken.
Heel concreet; wanneer zij meer werk moeten oppakken, met alle gezondheidsrisico´s van dien.
De oorzaken van een moeilijk vervulbare vacature
De oorzaak kan liggen in de functie-eisen die veeleisend zijn in combinatie met wat daar van de werkgever tegenover staat, zoals het salaris. Een andere oorzaak heeft bijvoorbeeld weer te maken met de kandidatenmarkt die zeer minimaal is voor de functie. Er is dan slechts een handjevol kandidaten die het werk kan doen en dan moeten ze ook nog eens willen overstappen.
Wanneer de oorzaak niet achterhaald wordt en een vacature hierdoor langer open staat, kan men het recruitmentproces ook niet verbeteren. Het proces is echter reeds in gang gezet, hetgeen tijd en geld heeft gekost. Om na enige tijd alle beginstappen weer opnieuw te doorlopen is niet inspirerend en schept vertraging. Het brengt ook weer extra kosten met zich mee.
Maar is dit daadwerkelijk het geval? Blijf je doorgaan met iets wat niet werkt?
Een voorbeeld: de vacature is intern besproken en vervolgens uitgezet. Iedereen gaat vervolgens weer door met de dagelijkse bezigheden. Wanneer er na een aantal weken nog geen gesprekken zijn ingepland, wordt de druk op recruitment opgevoerd. Zij, intern en/of extern, trekken alles uit de kast om kandidaten te leveren, maar het lukt nog steeds niet. Zoeken we naar ´het schaap met de vijf poten´?
Het op zoek gaan naar de oorzaak vergt wel wat onderzoek. Dit onderzoek had inderdaad natuurlijk beter uitgevoerd kunnen worden bij de start van de vacature uitvraag. Een beeld krijgen, en hebben, van je kandidatenmarkt is essentieel in verwachtingsmanagement, zodat je beter kunt anticiperen.
Bijschaven van het vacatureprofiel
Werkgevers passen niet altijd de arbeidsvoorwaarden of functie-eisen aan bij moeilijk vervulbare vacatures. Verscheidene redenen worden genoemd:
- Dat dit niet mogelijk is
- Dat dit niet past binnen het bedrijfsbeleid
- Niet nodig is en dat de kandidaat vanzelf wel gevonden gaat worden
Het wordt een probleem wanneer je merkt dat je inspanningen gedurende een langere tijd te weinig oplevert. Dat is ook zo bij recruitmentprocessen en niet erg, zolang het geen grote risico´s kent zoals even hierboven beschreven.
Drie goede redenen om niet op zoek te gaan naar het schaap met vijf poten
Reden 1: het vinden van de perfecte kandidaat bestaat niet
Een perfect kandidaat-profiel op papier kan in de praktijk behoorlijk tegenvallen. Het is logisch dat je als werkgever zeer kritisch kijkt naar kandidaten en dat het wenselijk is dat een kandidaat volledig aan het gevraagde profiel moet voldoen.
Opleiden en inwerken kost namelijk veel tijd en geld en het zou kunnen betekenen dat het wel even duurt voordat iemand volledig operationeel inzetbaar is.
Perfectie is echter een relatief begrip. En dat zijn de harde functie-eisen waaraan iemand moet voldoen ook. Jij kan denken dat wanneer een onderdeel van de gevraagde eisen bij een kandidaat niet aanwezig is, dat het niet een perfecte match is.
Reden 2: Pik de kandidaten eruit met een goede motivatie
Wanneer er kandidaten zijn die volledig voldoen aan de gevraagde vacature-eisen dan kan je met hen in gesprek gaan. Een motivatie van iemand hoeft namelijk niet enkel te liggen aan de functie-inhoud. Je kan en mag het als werkzoekende ook gewoon heel leuk vinden om hetzelfde werk te doen als wat je daarvoor hebt gedaan, maar dan bij een ander bedrijf.
Wanneer die perfecte kandidaten zich niet aandienen, zou je normaliter gaan voor de kandidaten die het best met het vacatureprofiel matchen. Ook hier is het belangrijk om goed naar de motivatie van de kandidaat te luisteren. Vragen die je hierbij kunt bedenken zijn onder andere:
Wat is de reden dat je bij ons hebt gesolliciteerd? Wat trekt je aan in onze organisatie? Wat vind je leuk aan de markt waarin wij actief zijn? Wat wil je bij ons leren? Waar kunnen wij jou bij helpen? Wat is jouw ambitie en hoe zie je dat te verenigen met die van ons?
Het zijn vragen die vooral gericht zijn om iemands intrinsieke motivatie te kunnen doorgronden. Wanneer je deze vragen tijdens je gesprek met je sollicitant stelt, dan zal je ook veel over iemands persoonlijkheid te weten komen. Als werkgever wil je natuurlijk iemand bij je bedrijf hebben werken die een bewuste keuze maakt en die hierin betrouwbaar en serieus is. Een kandidaat met een motivatie die uitdagend is, en jou en het bedrijf inspireert, heeft dan een streepje voor.
Reden 3: Een schaap met de vijf poten valt toch een beetje tegen
Het blijkt namelijk dat deze nieuwe topper zich helemaal niet zo lekker beweegt in het bedrijf. Jammer, qua skills is het allemaal aanwezig, maar de communicatieve kracht wordt gemist. ´En weet je wat? de kandidaat die niet aan alles voldeed bleek voor ons wel een schaap met de vijf poten te zijn´.
Tip 1: bekijk het matchen van de kandidaat aan de organisatie aan de hand van de rol die iemand heeft. Wat wordt er qua persoonlijkheid van iemand in de uit te voeren rol verwacht? Welke elementen zijn dan belangrijk?
Tip 2: bekijk welke waarde jouw sollicitant kan toevoegen aan het bedrijf. Nu en op langere termijn.
